Surat Dinas

A.    Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi, Bahasa, dan Format yang Baku

Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat di butuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.

Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan

B.     Aspek Kebahasaan dalam Penyusunan Surat Dinas

Guffey dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip dasar dalam penyusunan pesan bisnis, termasuk surat dinas, adalah :

1. Mempunyai Tujuan. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah untuk menyelesaikan masalah atau menyampaikan informasi. Oleh karena itu, dalam menyusun surat dinas, pesan yang harus disampaikan harus jelas tujuannya.

2. Hemat Ekonomis. Tulisan yang dibuat hendaknya dibuat singkat, jelas serta tidak bertele-tele.

3.  Berorientasi pada Pembaca. Orientasi tulisan pada surat dinas hendaknya agar pesan dapat dimengerti oleh pembaca.

Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa menyampaikan pesan lewat bahasa tulisan semisal dalam sebuah surat dinas, lebih sulit daripada penyampaian pesan dalam bahasa lisan. Dalam penyampaian pesan melalui bahasa lisan, komunikator sangat terbantu dengan unsur suprasegmental (aksen, nada, tekanan) dan paralingual (gerak-gerik tangan, mata, kepala). Disamping itu, jika pembicara salah, kesalahan dapat didengar dan dikoreksi lawan bicara sehingga struktur kalimat yang kurang baik tidak menghambat komunikasi. Yang penting apa yang diucapkan komunikator dapat dimengerti komunikan. Hal-hal yang bersifat membantu tersebut di atas tidak ada dalam bahasa tulisan.

Lebih lanjut Sabariyanto (1998) menjelaskan bahwa untuk dapat menyusun sebuah surat dinas yang baik, seorang penyusun surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1.      Bahasa harus jelas dan hati-hati dalam Amenyusun kalimat

2.      Jangan sampai salah tulis, salah ejaan atau salah informasi

3.      Struktur kalimat harus baik, ada subjek, predikat, dan objek

4.      Bahasa harus dimengerti oleh siapapun, kapanpun, dimanapun, situasi apapun.

Agar yang terkandung dalam pikiran pembuat surat dapat dimengerti oleh penerima surat (lebih-lebih untuk surat dinas), maka bahasa surat harus mendapat perhatian penulis surat. Untuk tujuan itu pembuat surat harus menggunakan bahasa praktis yaitu :a) Penulis menggunakan kata-kata yang ia sendiri mengetahui artinya dan ia mampu menggunakan kata-kata itu; b) Kata-kata yang digunakan sederhana, jelas, sopan, umum, dan bukan kata-kata daerah/asing. Ejaan yang digunakan didalam surat dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD) yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975.

Lasahido (2008) menjelaskan bahwa dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktek surat- menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi, Bentuk Full Block, Bentuk Indent, Bentuk Modified Block, sampai dengan Bentuk Semi Block. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, maka dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk resmi semua surat-surat keluar bagi instansi-instansi Pemerintah.

CONTOH SURAT DINAS

PEMERINTAH KOTA SEMARANG

DINAS PENDIDIKAN

SMU NEGRI 3 SEMARANG

Jalan Pemuda Semarang

No.                  : 007/123/SMU/III/2011               24 Januari 2011

Lampiran         : 1 lembar

Perihalal          : Rapat Dinas

Sifat                : Sangat Penting

Yth.

Bapak/Ibu Guru serta Staf Pegawai SMU Negeri 3 Semarang

di

Tempat

Assalamu'alaikum wr. Wb.

Sehubungan dengan banyaknya aksi-aksi anarkis dan semakin maraknya pemakaian obat-obat terlarang yang di lakukan di kalangan pelajar, maka sangat penting sekali jika kita bertindak secara bersama-sama, sehubungan dengan aksi-aksi yang sangat meresahkan tersebut dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk bisa menghadiri acara rapat dinas yang akan kami adakan :

Adapun acara tersebut Insya Allah akan dilaksanaka pada

hari      : Sabtu Tanggal 5 Februari

waktu  : 09.00 s.d 12.00

tempat : Ruang Aula SMUN 3 Semarang

Demikian surat ini kami sampaikan , semoga bapak/ibu dapat memakluminya. Atas perhatian dan kerjasama baik bapak/ibu. Kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr.Wb.

                                                    Kepala Sekolah SMUN 3 Bandung

                                                    Prof. Dr. Bagus Sekali

C.    Jenis Surat yang Termasuk Surat Dinas

1.      Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.

a.       Identitas pemohon.

b.      Isi permohonan.

c.       Tujuan dan alasan memohon.

d.      Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e.       Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

Contoh surat permohonan :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta

Nomor           : 006/A1/LL/Vl/2007                                                              13 April 2007

Lrnrpiran       : Satu lembar berisi susunan acara

Perihal           : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007

Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia

di Serpong, Banten

Dengan hormat,

Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.

Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali. Geladi bersih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.

Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima kasih.

Ketua Seksi Upacara Bendera,      Protokol Hardiknas 2007,

I Dewa Gde oka                        I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

2.      Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a.       Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b.      Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c.       Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3.      Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a.       Data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b.      Data pribadi pihak vang diterangkan;

c.       Isi keterangan

d.      Keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e.       Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

Contoh surat keterangan:

PT SINAR GEMILANG KINERJA
Jalan Kepatihan VII NO. 11
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA
No. 105/KODE. B/IVIII/2007                                                                      Agustus 2007

Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama              : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan           : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
Alamat           : Jl. Kepatihan VII NO.28 Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:
Nama : Andika Putra Surnantri
Alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

Benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.

Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur Cosmas

Ir. Cosmas Supriytna

4.      Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

Contoh memo :

PT JASA MANDIRI

Kepada          : Kabag Pemasaran

Dari                : Direktur Pemasaran

Hal                 : Promosi

Sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terirna kasih

Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo